يجب على المتقدم إلى الجائزة أن تتوفر فيه الشروط التالية:

• أن يمثل إحدى الفثات المستهدفة للجائزة والمذكورة في هذا الدليل وتشمل على سبيل المثال:
  • مقدمي الخدمات التعليمية والإرشادية الاجتماعية والنفسية المباشرة للطلاب مثل: اختصاصي المختبرات وغرف المصادر، الأخصائيين الاجتماعيين والنفسيين، اختصاصي الاحتياجات الخاصة.
  • مشرفي الوحدات التنظيمية التعليمية ونوابهم ورؤساء الاقسام مثل مديري المدارس ومساعديهم.
  • مشرفي وحدات الخدمات المباشرة للطلاب مثل: اختصاصي الأمن والصحة والسلامة، المرشدين الأكاديميين.
• أن يكون حاصلا على درجة البكالوريوس على الأقل ويعمل أو يساند العمليات التعليمية ضمن التعليم العام.
• ‏حضور الورشة التعريفية بجائزة التربوي المتميز المعدة من قبل مؤسسة حمدان.
• ‎الالتزام بمواعيد التقديم للجائزة والمحددة سلفا من قبل مؤسسة حمدان.
• ‏ أن تكون الإنجازات المقدمة تنضمن آخر 3 سنوات في المسمى الوظيفي الذي يمارسه التربوي في الجهة التعليمية التابع لها بشكل مستمر ومباشر وتشمل سنة التقديم.
• يشترط حصول المتقدم للجائزة على تقدير يفوق التوقعات (امتياز) في تقييم الأداء السنوي في إحدى السنوات الثلاث المطلوبة للترشح، وألا يقل عن تقدير جيد جدأ أو يلبي التوقعات في السنتين الأخريين.
• ‎يحق للتربوي الفائز في الدورة الحالية التقدم لنيل الجائزة بعد مرور 3 دورات من تاريخ فوزه بالجائزة في مسمى وظيفي جديد.
• ‎‏ يحق للتربوي الذي لم يحالفه التوفيق للفوز بالجائزة في الدورة الحالية أن يتقدم للمشاركة في الجائزة في الدورة التالية مباشرة،
• ‎لا يحق لأكثر من ثلاثة تربويين ينتمون إلى مدرسة ( مؤسسة تعليمية ) واحدة التقدم للمشاركة في جائزة التربوي المتميز.

شروط خاصة للمتقدمين من دول مجلس التعاون الخليجي: إضافة إلى الشروط السابقة يجب على المتقدم:

• أن يكون من مواطني الدولة المتقدم منها.
• ‎يحق للتربوي التقدم للجائزة سنويا، ولا يجوز لمن فاز بها الاشتراك مرة أخرى.
• ‎أن يكون حاصلا على إحدى جوائز التميز بفئة التربوي على مستوى المنطقة أو الوزارة، أو شهادة من وزارة التربية والتعليم تتبت تميزه وأهليته للترشح للجائزة.